19.07.20. Вызовы пандемии Об удаленном режиме работы адвокатов и юридических фирм в Англии. АГ.

Вызовы пандемии

Об удаленном режиме работы адвокатов и юридических фирм в Англии

Спак Александр

Адвокат-солиситор, LL.M.

08 Июля 2020

Материал выпуска № 13 (318) 1-15 июля 2020 года.

В настоящей статье освещается ситуация, сложившаяся в связи с влиянием пандемии коронавируса на методы работы английских юридических фирм; выявлены проблемы, которые обнаружились в результате ведения удаленного судопроизводства и перевода сотрудников на дистанционный режим (в частности, связанные с нарушением принципа публичности и прозрачности судебных разбирательств и режима конфиденциальной информации удаленных сотрудников); предложены меры по их разрешению.

Читайте также комментарии к данному материалу советника юридической фирмы Бейкер Макензи Елены Кукушкиной и адвоката, партнера, руководителя тверского филиала Юридической группы «Яковлев и Партнеры»Вероники Сальниковой.

Иногда изменения, вызванные бедствием, настолько масштабны и опустошительны, что трудно увидеть в них новые возможности. COVID-19 не только форсировал долгожданные и широко обсуждаемые преобразования в юридической сфере, но и заставил воплотить в жизнь совершенно новые методы работы и оказания юридической помощи. Несмотря на наличие различий между английской и российской юридическими системами, новшества в работе юристов в условиях пандемии имеют практическое сходство. Для российских юридических фирм, работающих совместно с английскими юридическими компаниями и отдельными юристами, эта статья, возможно, послужит пищей для размышления. Недавно Всемирная организация здравоохранения сделала официальное предупреждение о том, что данный коронавирус «может никогда не исчезнуть», «перерасти в длительную проблему» и что потребуются «огромные усилия для его преодоления». Принимая это во внимание, похоже, что сегодняшние нововведения эволюционируют в норму. Даже если будет найдена вакцина против COVID-19, изменения, которые произошли в период пандемии в работе юридических фирм, в форме взаимодействия с клиентами и работниками, а также в корпоративной культуре, только подготовят почву для их укоренения.

Удаленные слушания в режиме видео-конференц-связи

Всеобщий карантин, введенный в Великобритании 23 марта 2020 г., сразу изменил судебную практику. Министерство юстиции Великобритании было вынуждено принять законы о новых процедурах и методах работы. Вступивший в действие на два года закон (The Coronavirus Act 2020) ввел с 25 марта 2020 г. новые формы работы судов и юридических фирм. С этого момента количество удаленных судебных слушаний в Англии и Уэльсе стало увеличиваться. Началось полномасштабное использование электронных папок, к созданию которых судом предъявлялись определенные требования: объем – не более 10 МБ или не более 100 страниц, наличие гиперссылок и формата PDF. Для подготовки таких папок стороны судебных слушаний были обязаны приобрести программы PDF Pro или PDF Expert, а также правильно пронумеровать содержание текста, который должен был быть доступен для электронного поиска.

Увеличилось и количество нежелательных инцидентов. Например, подсудимые использовали мобильные телефоны для доступа к судебным слушаниям; судебное решение забрать новорожденного в государственные социальные службы было вынесено по телефону; судья нечаянно присоединил постороннего человека к дистанционному слушанию и т.п. Но какие более глобальные проблемы обнаружили дистанционные слушания?

Публичность и прозрачность судебных разбирательств в удаленном режиме

В 1936 г. в решении по делу Ambard v. Attorney-General for Trinidad and Tobago лорд Аткин отметил: «Публичность – это сама душа справедливости. Это самый сильный стимул к усилию и самый надежный метод, защищающий от бесчестности». Действительно, правосудие не является скрытой добродетелью и оно не должно вершиться за закрытыми дверями. Доверие общества к системе правосудия зависит от прозрачности судопроизводства. Один из способов соблюдения этого важного принципа – посещение судов и описание происходящего в них через СМИ. Именно благодаря СМИ общество узнает о функционировании системы правосудия и формирует мнение о нем. Однако формат дистанционных слушаний обострил проблему открытости и прозрачности судебных слушаний.

Судебные органы еще не нашли эффективного технического способа для обеспечения доступа общественного наблюдателя к дистанционным слушаниям в прямой трансляции. Хотя некоторые технические возможности присутствовать на таком слушании есть, и предоставляются они для отдельных представителей независимой прессы. Быть освещенными в режиме онлайн могут только дела, которые вызвали широкий общественный резонанс. Слушание подавляющего большинства дел проходит при закрытых дверях. Такое положение вещей не способствует формированию положительного мнения о реализации принципа верховенства права.

Очевидно, что многие суды будут работать в режиме онлайн, поэтому важно обеспечить их открытость и прозрачность. Диапазон технических возможностей организации удаленных слушаний вызывает обеспокоенность. Если техническая задача предоставления доступа к вещанию слушаний или их записи не будет решена, то открытость правосудия будет поставлена под угрозу.

Что можно сделать для обеспечения публичности и прозрачности судебных разбирательств в удаленном режиме? Как один из способов решения проблемы – органы власти, ответственные за судебные процедуры, должны принять регламент, в соответствии с которым будет осуществляться обязательная прямая трансляция слушаний (live-broadcast или live-stream) на общедоступной платформе.

Другой вариант – регламент должен разрешить определенному количеству общественных наблюдателей, таких, например, как журналисты или студенты, иметь доступ (через административную судебную систему) к самой системе прослушивания или просмотра дистанционного слушания. Такой вариант действительно позволит обеспечить наблюдение слушаний в реальном времени. В регламенте должен быть поставлен акцент на прозрачность правосудия как основополагающий элемент верховенства права и на право на получение информации в соответствии со ст. 10 ЕКПЧ, а также учтены риски нарушения конфиденциальности и информационной безопасности прямого вещания.

Удаленная работа из дома – конфиденциальность информации

Ключевой вопрос при организации работы в удаленном режиме – защита конфиденциальной информации, в том числе адвокатской тайны, и выполнение других профессиональных обязанностей по соблюдению конфиденциальности. Удаленная работа отличается от работы в офисе. В Англии, например, имели место случаи, когда дома авторитетных королевских адвокатов были ограблены вместе с компьютерами, содержащими информацию о доверителях. В 2017 г. одну из известных адвокатов оштрафовали на £1,000 за хранение персональных данных 250 человек (включая детей) в 725 документах на ее личном компьютере, который был защищен паролем, но не закодирован (not encrypted). Приведенные примеры свидетельствуют о том, что юридические фирмы разрешают своим сотрудникам использовать персональные компьютеры при работе из дома без усиления электронного контроля информационной безопасности. Для решения этой проблемы требуется наличие технической возможности в офисе фирмы при необходимости дистанционно удалять данные клиента с компьютера своего сотрудника, чтобы избежать их хранения при отсутствии надлежащего контроля.

Для того чтобы убедиться, что сотрудники фирмы, работающие в удаленном режиме, соблюдают требования о неразглашении конфиденциальной информации, касающейся клиента, следует предпринять следующие шаги:

Во-первых, необходимо пересмотреть существующие способы охраны конфиденциальной информации и утвердить новые требования для всех сотрудников, включая руководство фирмы. Конфиденциальная информация не должна передаваться в виде текстовых сообщений или на таких социальных платформах, как Snapchat или Houseparty. Рекомендуется разрешить сотрудникам использовать программы с end-to-end шифрованием, как например, WhatsApp или Signal, которые разработаны с учетом конфиденциальности. Также следует принять во внимание, что end-to-end шифрование не устраняет риск на 100%. Например, скриншоты экрана могут быть сделаны и использованы неправильно или постороннее лицо может получить сообщение из-за простой ошибки.

Во-вторых, важно провести оценку риска утечки информации с домашних рабочих мест сотрудников. Например, если они используют телефоны или общедоступные видеоплатформы, необходимо обеспечить их наушниками во избежание возможного прослушиваниях их разговоров посторонними лицами, а клиентам рекомендовать подключаться к безопасным платформам.

Далее необходимо проверить соответствие технических характеристик компьютерной техники, используемой сотрудниками фирмы, стандартам работы на ней в домашних условиях. В Англии и Уэльсе, например, существует руководство для организаций Bring Your Own Device Policy, в соответствии с которым юридические фирмы могут пересмотреть правила работы своих сотрудников на персональных компьютерах. Возможно, что российским коллегам будут полезны рекомендации из данного руководства. Управляющим партнерам юридических компаний следует проводить тренинги для работников по защите данных и конфиденциальной информации: какие данные нельзя разглашать, какие требования по защите информации работники должны выполнять и какие последствия наступают в случае их нарушения.

Чтобы оценить, как организована защита информации, следует ответить на следующие вопросы:

1. Кто будет иметь доступ к компьютеру сотрудника и к хранящимся на нем данным? 2. Позволяет ли сотруднику удаленная работа из дома шифровать информацию?

3. Как передается информация из дома в офис и наоборот, в устной или электронной форме?

3. Существуют ли правила хранения документов, надлежащей утилизации бумажных записей, хранения и удаления личных данных на компьютере?

4. Проходили ли сотрудники соответствующую подготовку и получали ли рекомендации относительно своих обязанностей по защите персональных данных?

Практика показывает, что добросовестный контроль персонала и методов его работы на персональных компьютерах в удаленном режиме имеет положительные результаты.

Новый метод удостоверения личности

Пожалуй, одним из самых интересных нововведений для английских юристов в связи с пандемией было внедрение в повседневную практику государственного электронного приложения для подтверждения личности клиента. Требование английского закона об удостоверении личности клиента при оказании ему юридической помощи сегодня фактически может выполняться без личной встречи с ним. Стоимость услуги – £17. Клиент скачивает приложение на свой компьютер или телефон с камерой и за короткое время юрист получает подтверждение идентичности лица и его личных данных через государственную паспортную систему. Новая практика экономит колоссальное количество времени и расходов для клиентов и юридических фирм. Возможно, такое приложение может быть интересно и российским коллегам.

Пандемия коронавируса производит кардинальные изменения в работе юридических фирм. Внедряя новое в практику, юридическая фирма становится мобильной, способной оперативно отвечать на вызовы времени. С окончанием пандемии юридическая сфера изменится навсегда. Юридические фирмы, которые быстро адаптируются к переменам, используя инновационный подход, всегда будут успешными.

08 Июля 2020